Se stai maturando l’idea di adottare un sistema ERP per gestire tutte le attività aziendali, è perché stai riscontrando problemi nella gestione del business: disorganizzazione dei flussi di lavoro, inefficienza, dispersione delle informazioni, scollamento tra reparti e dipendenti o tra sedi diverse.

Queste sono le aree macro che molte grandi aziende vogliono bonificare per migliorare il lavoro e incentivare la produttività.

Ecco perché in questo articolo parliamo di come scegliere un software ERP per fronteggiare i piccoli o grandi ostacoli che le aziende di ogni settore incontrano nella gestione delle attività interne ed esterne.

E per darti un’idea di come procedere nella scelta dell’ERP, identifichiamo 5 punti chiave che sono poi 5 aspetti critici da considerare quando si vuole cambiare l’infrastruttura aziendale.

 

Sommario

Quali sono le criticità lamentate dalle medie e grandi imprese

Ma il software ERP magico esiste davvero?

Sistemi non integrati e disconnessi tra loro vs gestione unica e condivisa

Dati duplicati e ridondanti vs dati a portata di mano e disponibili in un unico ambiente centralizzato

Processi manuali che rallentano il flusso delle attività vs workflow automatizzati

Reportistica insufficiente e inadeguata vs grafici dinamici con i dati che si auto-aggiornano

Problemi di sicurezza infrastrutturale

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Quali sono le criticità lamentate dalle medie e grandi imprese?

È proprio così, esistono criticità, veri e propri punti deboli che minano la salute aziendale al punto tale che, a parità di merito per qualità del prodotto, possono costare la perdita di terreno nel proprio mercato.

Questa è la storia di tante imprese che arrivano con l’acqua fino alla gola, costrette a fare i conti con caos e dispersione, con la mancanza di una visione chiara e di quelle informazioni essenziali che possono guidare le decisioni senza margine di errore.

Sta di fatto che incontriamo quasi tutti i giorni imprenditori che lamentano inefficienze, mancanza di controllo dei processi aziendali, perché poco o per nulla ottimizzati, lentezza nella condivisione dei dati. E la loro ricerca punta a un sistema ERP che – in base alle informazioni raccolte – sia in grado di gestire in modo integrato e coordinato tutte le attività aziendali, in un ambiente unico e condiviso.

Non c’è ancora piena consapevolezza di quello che un software ERP sia capace di fare. Di sistemi ce ne sono tanti, ma non tutti operano allo stesso modo. È fondamentale, dunque, avere chiari quei requisiti che fanno la differenza tra un gestionale aziendale classico e un ERP integrabile, modulabile e scalabile.

Quello che salta all’occhio, dopo aver fatto qualche domanda per capire la situazione di partenza, è che in tante medie e grandi aziende spesso si lavora ancora con materiale cartaceo e con i fogli excel. Tanto per fare degli esempi… e questo è abbastanza assurdo al giorno d’oggi, in un contesto ormai mutato e in modo piuttosto lampante!

È abbastanza ovvio in queste condizioni riscontrare difficoltà e incappare in errori che costano le inefficienze lamentate. Ecco che nasce l’esigenza di portare in azienda una soluzione pur sempre semplice, ma più efficace nel gestire le attività anche più complesse.

E qui subentrano la necessaria consapevolezza e l’informazione, per valutare quali siano oggi i sistemi ERP in grado di assolvere più compiti. Anche quando la decisione è ormai matura, infatti, resta la parte più complessa: valutare il sistema ERP più adatto per risolvere problemi pratici in contesti anche molto strutturati.

Da un’analisi condotta sulle esigenze aziendali più comuni, abbiamo fatto una fotografia delle urgenze più ricorrenti nelle medie e grandi imprese.

Il 54% delle aziende lotta con problemi causati da processi e sistemi non integrati, quindi derivati da una mancanza di integrazione e coordinamento tra le attività.

Il 50% trova difficile configurare e generare reportistica, quindi non riesce ad avere un quadro chiaro ed esaustivo dei dati aziendali da condividere con decisori, colleghi e collaboratori esterni.

Un altro 50% vuole rinnovare le infrastrutture informatiche e i software di supporto per migliorare le performance.

E queste necessità riguardano imprese di ogni categoria e settore: manufacturing, servizi, vendita al dettaglio, commercio all’ingrosso, import / export, ecc.

 

Ma il software ERP magico esiste davvero?

Quello che le aziende chiedono, lamentando le criticità gestionali, è un passo decisivo verso un mondo del lavoro migliore, più sostenibile, dove “semplicità” ed efficienza sono le parole chiave che aprono tutte le porte di un’unica stanza.

E in effetti, a ben guardare ERP è acronimo di Enterprise Resource Planning – Pianificazione delle Risorse d’Impresa, a significare un sistema che copre tutte le aree, racchiudendo al suo interno tutte le funzioni aziendali: amministrazione e contabilità, finanza, magazzino, marketing, vendita e assistenza, distribuzione, produzione, acquisti, gestione del personale, progetti, reportistica e analytics.

È ovvio che ogni azienda avrà bisogno di rafforzare quelle attività peculiari alla sua natura, con una soluzione ritagliata sulle sue esigenze da intendersi ‘dinamiche’, perché possono cambiare nel tempo.

In quest’ottica nasce il bisogno di adottare un sistema ERP che sia innanzitutto modulare e scalabile, capace di sostenere la crescita aziendale, e che abbia già al suo interno tutto quello che potrebbe servire in futuro.

Quindi, una piattaforma che permetta di lavorare soltanto con i moduli utili in quel momento (associati a una funzione specifica), ma di integrare nuove funzionalità, nel tempo, per gestire nuovi processi quando e se dovesse esserci bisogno.

Allo stesso tempo, l’ERP deve essere un sistema aperto per riuscire a interfacciarsi e a connettersi con altri sistemi.

Mettiamola così: la ricerca dell’ERP dovrebbe avvenire soltanto dopo aver valutato questi problemi:

1. sistemi non integrati e disconnessi
2. dati duplicati e ridondanti
3. processi manuali che rallentano il flusso delle attività
4. reportistica insufficiente e inadeguata
5. problemi di sicurezza infrastrutturale.

 

1. Sistemi non integrati e disconnessi tra loro vs gestione unica e condivisa

I sistemi disconnessi e non integrati sono una spina nel fianco nei contesti dove si lavora con infrastrutture datate che non dialogano tra loro.

Seppure le varie problematiche richiedano sistemi diversi per essere risolte, se questi sistemi restano disconnessi tra loro, le conseguenze vanno a scapito dell’integrazione dei dati e della generazione dei report. Operazioni fondamentali in ogni azienda.

L’integrazione di tutte le attività in un unico sistema ERP con applicazioni software integrate fra loro, invece, permette di connettere tutti i processi aziendali e di mantenere una gestione unificata e condivisa.

Il sistema ERP ideale – ad esempio – dovrebbe riuscire a integrarsi con soluzioni Office, CRM e con sistemi di terze parti, e – aggiungiamo – essere fruibile da web e da desktop, da tablet e mobile.

Facciamo qualche esempio delle attività che puoi semplificare con un sistema ERP integrato.

Qualsiasi documento può essere modificato e condiviso all’interno del sistema. Immagina di generare un documento nell’area vendite: crei un ordine di vendita con tutte le informazioni del caso, che devi poi inviare al cliente. Non hai bisogno di stampare o scaricare un PDF da inviare con Outlook. L’integrazione con Outlook ti permette di gestire ordini, offerte e fatture che puoi condividere restando all’interno del sistema.

 

2. Dati duplicati e ridondanti vs dati a portata di mano e disponibili in un unico ambiente centralizzato

Da sistemi disconnessi nascono problemi di duplicazioni e ridondanza dei dati, oggi “oro colato” per le aziende!

Avere tutti i dati aziendali a portata di mano in un unico ambiente centralizzato significa riuscire a:

• mantenere coesi i diversi reparti ed eventuali sedi esterne
• prendere decisioni rapide per migliorare i tempi di risposta del customer service alle vendite, quindi ai clienti
• fare analisi predittive per migliorare i processi di vendita.

Un sistema ERP moderno deve integrare strumenti di analisi avanzata e le informazioni – elaborate in tempo reale – devono essere disponibili a tutti i diversi reparti, dal marketing alla logistica, tanto per fare esempi. Accedere ai dati in tempo reale significa poter sfruttare le informazioni in modo dinamico, quando occorrono (e non dopo), quindi nel corso di una trattativa commerciale o in pieno processo di produzione.

 

3. Processi manuali che rallentano il flusso delle attività vs workflow automatizzati

Non c’è dubbio che i processi manuali rallentino il flusso delle attività, consumando il tempo dei dipendenti che ripetono task delegabili alla “macchina”.

Con un sistema ERP è possibile automatizzare i vari flussi di lavoro, interagendo con interfacce customizzabili in base ai profili, con l’aggiunta di funzionalità peculiari a utenti e ruoli.

È possibile assegnare a ogni utente un ruolo preciso e loggarsi con quelle credenziali per entrare in un ambiente che permette di vedere le funzioni che svolge ogni giorno.

Puoi generare workflow per creare relazioni di causa ed effetto, da quelle più semplici a quelle più complesse. I workflow più complessi coinvolgono più applicazioni, come nel caso di un flusso documentale. Il sistema riesce a recuperare le informazioni da più applicazioni e a metterle in relazione tra loro.

Così come puoi impostare l’invio e la ricezione di notifiche, a seconda dell’attività. Ad esempio, puoi segnalare il livello di scorte degli articoli in magazzino, oppure creare percorsi autorizzativi per i documenti necessari ai processi di acquisto e di vendita (ordini, offerte, contratti, fatture, ecc).

 

4. Reportistica insufficiente e inadeguata vs grafici dinamici con i dati che si auto-aggiornano

Generare report da condividere con colleghi e responsabili apporta un immenso valore all’azienda. Una reportistica insufficiente e inadeguata, infatti, appanna la vista e allontana dagli obiettivi. Il limite nel creare report con dati “parlanti” è da ricercare nel problema dell’integrazione e connessione tra sistemi eterogenei.

Con un sistema ERP integrato e dotato di funzioni di Business Intelligence puoi monitorare vendite e acquisti in corso, interagendo con grafici dinamici che prendono forma mano a mano che i dati si aggiornano.

Dalla tua dashboard (o cruscotto) puoi monitorare l’andamento delle vendite e generare report specifici da condividere con colleghi e supervisori.

Stessa cosa con le anagrafiche dei contatti, profilati in base a informazioni precise per creare segmenti di mercato e gruppi mailing. Puoi creare task associate al singolo contatto, (altro esempio di automazione…) per tracciare le vendite, valutare opportunità e offerte mediante statistiche, generando report completi e sempre aggiornati.

 

5. Problemi di sicurezza infrastrutturale

I problemi di sicurezza sono fin troppo spesso trascurati perché vissuti come qualcosa cui si deve reagire, ma in realtà dovrebbe essere l’esatto contrario.

Un’infrastruttura debole rischia di subire danni anche molto seri, lede l’immagine aziendale, la privacy dei clienti ed espone a sanzioni pesanti in caso di violazione delle norme GPDR.

Conviene dedicare la giusta attenzione all’aspetto della cyber security già prima dello sviluppo del software ERP. E anche in questo caso torniamo a parlare dell’importanza di lavorare all’interno di un sistema integrato, dove sia possibile condividere gli stessi strumenti e lavorare sugli stessi dati per chi si occupa di IT e per chi si occupa di sicurezza. L’integrazione con strumenti di analisi e machine learning aumenta la capacità di sicurezza dei sistemi, riducendo i rischi di attacchi.

È importante anche creare accessi per ruoli e competenze, inibendo l’ingresso ad alcune aree della piattaforma a chi non è autorizzato.

Esistono poi diverse modalità di fruizione dell’ERP con versioni Cloud e On premises. Indubbi i vantaggi in termini di costi e sicurezza della scelta di un ERP ready e “full cloud” (in modalità Saas online).

 

In conclusione

La migliore soluzione è decisamente un sistema ERP in grado di centralizzare la gestione delle attività, scalabile e modulare, con una grande capacità di automazione dei flussi aziendali e accessibilità ai dati in tempo reale. E nonostante tutto, che resti semplice da usare anche da chi non ha alcuna competenza IT.

Sembra tanto, forse troppo da cercare in un unico software ERP aziendale, ma in realtà soluzioni di questo tipo esistono eccome. E una delle più corteggiate circola all’interno dei sistemi ERP Microsoft.

Prende vita dalla costola di Dynamics NAV ed entra nelle grandi aziende come Eni Gas e Luce, Poste Italiane e Prenatal , migliorando la produttività e semplificando la gestione delle attività in contesti anche molto complessi grazie alle sue potenti capacità di Business Intelligence.

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