Fatturazione elettronica B2B, da dove nasce e come evolve
La fatturazione elettronica B2B, ovvero la fatturazione elettronica tra aziende, è un sistema di emissione e trasmissione delle fatture in formato digitale che ha avuto un impatto significativo sul panorama economico italiano.
Introdotta gradualmente a partire dal 2014, è diventata realtà dal 1° gennaio 2019. Le origini risalgono al 2008, quando il Decreto Legislativo n. 133/2008 ha introdotto l’obbligo di emissione e trasmissione delle fatture elettroniche per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti nel territorio dello stato e per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate da soggetti residenti nel territorio italiano verso soggetti non residenti. La norma è stata poi estesa gradualmente a diverse categorie di soggetti, fino a diventare obbligatoria per tutti gli scambi B2B a partire dal 1° gennaio 2019.
A cosa serve la fatturazione elettronica B2B
La fatturazione elettronica B2B ha portato numerosi benefici alle imprese italiane, tra cui maggiore efficienza e produttività. L’automazione del processo di emissione e trasmissione delle fatture ha permesso alle aziende di risparmiare tempo e denaro. C’è poi il tema della riduzione dei costi: la fatturazione elettronica ha eliminato la necessità di stampare, firmare e spedire i documenti cartacei, riducendo i costi di stampa, affrancatura e archiviazione. Ma anche la maggiore sicurezza e tracciabilità, visto che le fatture elettroniche sono più sicure e tracciabili rispetto alle controparti cartacee, in quanto protette da firma digitale e facilmente monitorate dal sistema SdI (Sistema di Interscambio).
La fatturazione elettronica ha reso poi più difficile per le imprese evadere le tasse, in quanto tutte le fatture sono archiviate dal sistema SdI e possono essere controllate dall’Agenzia delle Entrate. Le fatture elettroniche vengono generate in formato XML e firmate digitalmente dal soggetto emittente. Queste vengono trasmesse al Sistema di Interscambio (SdI) dell’Agenzia delle Entrate, che le verifica e le archivia. I destinatari le ricevono dal SdI e possono consultarle, scaricarle e conservarle digitalmente. Per crearle esistono al giorno d’oggi diversi software, declinati anche in app per dispositivi mobili, che semplificano il processo di stesura delle fatture, il controllo del flusso di invio e la gestione degli incassi.
L’obbligatorietà della fatturazione elettronica B2B
A questo punto, vale la pena fare un passo indietro per soffermarsi sul Sistema di Interscambio. Lo SdI è un’infrastruttura telematica gestita dall’Agenzia delle Entrate che ha il compito di ricevere le fatture elettroniche inviate dai soggetti emittenti, effettuare controlli formali e sostanziali sulle fatture ricevute, inoltrare le fatture ai soggetti destinatari e archiviarle per un periodo di 10 anni.
In parole semplici, quando i soggetti business creano e inviano le fatture elettroniche, queste vengono validate dal Sistema di Interscambio e, se corrette, sono inoltrate ai destinatari. La ricezione può avvenire sul software che quest’ultimo usa per generare fatture, in menu appositi dove si trovano i documenti di ingresso e/o presso il proprio indirizzo e-mail certificato.
L’obbligo di fatturazione elettronica B2B riguarda tutti i soggetti che effettuano cessioni di beni e prestazioni di servizi, indipendentemente dal loro regime fiscale. Ad oggi, sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica B2B solo i soggetti che emettono fatture con importo inferiore a 250 euro (escluse le fatture emesse per i consumatori finali) oppure in casi particolari, come quelli previsti dall’articolo 23 del DPR 633/1972, ad esempio, fatture relative a cessioni di beni e prestazioni di servizi rese all’estero. Dal 1° gennaio 2024, sono obbligatori alla fatturazione elettronica anche i residenti in regime forfettario, con un incasso inferiore ai 65.000 euro all’anno, prima esonerati.
Le multe per chi non rispetta l’obbligo di fatturazione elettronica B2B sono diverse. Si va dalla sanzione dal 9% al 42% dell’importo imponibile delle fatture non emesse o trasmesse elettronicamente alla sospensione dell’attività per un periodo dai 3 ai 6 mesi.
Come si sta muovendo l’Europa
L’adozione della fatturazione elettronica in Europa è il futuro traguardo di un percorso cui l’Unione europea si sta approcciando a piccoli passi. La Direttiva 2014/55/UE, entrata in vigore il 16 aprile 2014, ha introdotto l’obbligo per le pubbliche amministrazioni europee di ricevere e accettare fatture elettroniche per i contratti di appalto pubblico a partire dal 18 aprile 2019. L’Italia ha recepito la Direttiva con il Decreto Legislativo 50/2016, che ha stabilito che le pubbliche amministrazioni italiane devono accettare fatture elettroniche in formato XML conforme alle specifiche tecniche definite dall’Agenzia delle Entrate. Sono diversi gli obiettivi della Direttiva. Il punto principale è promuovere l’uso della fatturazione elettronica negli appalti pubblici così come rendere più efficienti i processi di pagamento, ridurre i costi per le imprese e le pubbliche amministrazioni e contrastare l’evasione fiscale. In linea di principio, le stesse finalità alla base dell’adozione della fatturazione elettronica B2B e suo ampliamento recente.
In Europa ad oggi la decisione di introdurre la fattura elettronica e con quali specifiche tecniche è ancora nelle mani dei singoli Stati. In pratica ogni Paese ha la facoltà di scelta sulla sua adozione. L’anno di svolta sarà però il 2028, da quando sarà obbligatorio notificare le transazioni B2B intra-UE. Questo scenario richiede alle organizzazioni di essere aggiornate, sia dal punto di vista normativo che tecnologico.
