Quali sono le novità più recenti che riguardano la conservazione sostitutiva?
Come organizzare al meglio questa procedura per non incorrere in problemi di gestione e nelle sanzioni previste?
Come può aiutarti un software – semplice e veloce – ad agevolare i processi della conservazione sostitutiva elettronica?
In questo articolo vediamo le 3 novità in materia di conservazione sostitutiva intervenute nel corso del 2020, e come portare in azienda questa procedura obbligatoria, senza rischiare perdite di tempo o difficoltà gestionali.
Sommario
La conservazione sostitutiva a norma è obbligatoria
I vantaggi della gestione documentale elettronica
Attenzione a non confondere la conservazione sostitutiva con la semplice archiviazione digitale
I documenti che richiedono la conservazione sostitutiva
Come semplificare la procedura della conservazione sostitutiva
La conservazione sostitutiva a norma è obbligatoria
Le normative fiscali attuali impongono la conservazione sostitutiva per anni, una procedura di cui aziende e Pubblica Amministrazione non possono più fare a meno.
Il problema che riscontrano sul campo è quello di
- mantenere una gestione scorrevole, “pulita” e controllata dei documenti
- conservare in modo corretto – a norma – tutti i documenti in formato digitale e quelli trasferiti dal cartaceo al digitale.
È evidente che la gestione documentale non può più basarsi sull’ archiviazione cartacea, perché richiede un lavoro estenuante e controproducente in termini di spazi, tempo e soldi. Ma è anche fondamentale assicurarsi che nel loro formato digitale i documenti mantengano l’incontestabile validità legale.
I vantaggi della gestione documentale elettronica
È ormai entrato in uso comune archiviare, o memorizzare, un documento su supporti digitali. Lo facciamo tutti i giorni quando ad esempio salviamo un PDF in qualche cartella del computer, dello smartphone o del tablet.
L’obiettivo resta identico alla conservazione cartacea, ma sicuramente il metodo agevola e velocizza l’operazione di archiviazione di tanti documenti che circolano all’interno e all’esterno.
Per ovviare alle difficoltà della gestione documentale, le aziende più previdenti digitalizzano l’archiviazione con software progettati apposta per eseguire queste operazioni.
L’archiviazione digitale comporta il grande vantaggio di eliminare l’invadenza del cartaceo. Sì chiama ‘dematerializzazione’ il passaggio alla gestione documentale elettronica che impatta sulla riduzione di costi e sprechi.
Attenzione a non confondere la conservazione sostitutiva con la semplice archiviazione digitale
Il rischio per chi vuole adottare un software per la gestione documentale è quello di confondere la semplice archiviazione con la conservazione sostitutiva – a norma – che conferisce ai documenti validità legale.
L’archiviazione elettronica è cosa ben diversa dalla conservazione digitale che permette di conservare – a norma – un documento digitale, ed è cosa ben diversa anche dalla conservazione sostitutiva, che permette di conservare a norma un documento cartaceo trasformato in digitale.
Queste procedure richiedono l’uso di software e strumenti per la digitalizzazione e l’autenticazione dei documenti, come per esempio scanner, firma digitale e marca temporale, che garantiscono lo stesso valore giuridico dei documenti cartacei e la loro immodificabilità nel tempo.
Il passaggio alla conservazione sostitutiva elettronica deve quindi avvenire in un ambiente digitale che assicuri la corretta conservazione documentale con sistemi informatici che preservano:
- il valore giuridico dei documenti
- la loro integrità, autenticità e leggibilità
- l’accesso semplice e immediato ai documenti informatici conservati.
I documenti che richiedono la conservazione sostitutiva
– fatture elettroniche
– note spese
– F23 e F24
– ricevute fiscali
– bilanci d’esercizio
– libro giornale e degli inventari
– registro beni ammortizzabili
– registri contabili
– dichiarazioni fiscali – dichiarazione dei redditi e IVA
– documenti di trasporto e bollette doganali.
Le 3 novità sulla conservazione sostitutiva: fatture elettroniche, scontrini digitali e ordini di acquisto in formato elettronico
Nel corso del 2020, l’ultimo decreto fiscale e la Legge di Bilancio hanno apportato delle novità per quanto riguarda la conservazione sostitutiva:
– le fatture elettroniche devono essere conservate per un minimo di 10 anni.
– lo scontrino digitale sostituisce quello cartaceo (da inviare all’Agenzia delle Entrate) e che deve essere conservato a norma nel formato digitale
– tutte le aziende del Servizio Sanitario Nazionale e loro fornitori devono effettuare ordini di acquisto beni e servizi in formato elettronico, trasmessi tramite il sistema digitale – Nodo di Smistamento degli Ordini (NSO).
Come semplificare la procedura della conservazione sostitutiva?
Tanti sistemi informatici possono agevolarti nella gestione documentale, ma non tutti i software nascono con le funzioni che servono per conservare la validità giuridica dei documenti.
L’obbligatorietà della procedura non lascia tanto margine di scelta: la conservazione sostitutiva è obbligatoria, come premesso. Tanto vale coglierne l’aspetto positivo e transitare verso la digitalizzazione aziendale.
Tante aziende non hanno ancora fatto questo passaggio, pagando il caro prezzo della retrocessione soprattutto in questa difficile fase epidemica in cui tutto sta cambiando.
È il momento migliore per cogliere l’opportunità di digitalizzare flussi di lavoro, attività e procedure che hanno tutto da guadagnare da strumenti evoluti in grado di ampliare la condivisione e la comunicazione interna ed esterna all’ azienda.
Per quelle aziende che lavorano già con software gestionali, la soluzione migliore è quella di integrare un singolo modulo – capace di dialogare con i sistemi informatici preesistenti – incaricato di svolgere la procedura della conservazione sostitutiva senza rischio di errori sanzionabili.
In tutti questi casi, il software più flessibile e modulare è la soluzione più adatta per affrontare in modo razionale e graduale il passaggio alle nuove modalità di lavoro e gestione aziendale.
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