Rispondiamo subito alla domanda che tante persone ci chiedono quando ci contattano.
La consulenza ERP consiste in quell’insieme di attività per supportare un’azienda nella selezione, nell’implementazione, nel training, supporto e guida di un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (Enterprise Resource Planning).
Entriamo nel vivo della questione.
Pensi sia arrivato il momento di passare a un software aziendale più moderno ed efficiente?
Stai valutando soluzioni per implementare un nuovo ERP che porti una ventata di aria fresca in azienda, alleggerendo e velocizzando la gestione di tutte le tue attività?
Oppure hai già un sistema ERP Dynamics NAV in azienda e vuoi passare alla versione più recente, Dynamics 365 Business Central?
Sappiamo bene che implementare o sostituire il software gestionale può spaventare e spingere verso la soluzione più facile: mantenere l’ERP di vecchia generazione e proseguire così fintantoché non sopraggiungono eventi di forza maggiore che richiedono un rapido upgrade.
Immaginiamo anche cosa succede nelle sale delle riunioni dove si prendono le decisioni: decisori, utilizzatori, investitori… tutti d’accordo sulla necessità di un cambiamento, ma poi tutti disallineati sul passo finale, quello che porta ad agire.
È normale che accada. Nelle migliori famiglie, a volte, si fatica persino a decidere cosa mangiare a cena…
Di fatto, smantellare un sistema – seppure arcaico e non più funzionante secondo le nuove esigenze interne e di mercato – richiede coraggio e voglia di nuovo.
Il nuovo si sa, spaventa il nostro sistema cerebrale. Siamo schiavi delle abitudini, anche quando ne riconosciamo la pericolosità.
Spaventa immaginare di dover formare i dipendenti, che potrebbero non adattarsi alle nuove modalità di lavoro, spaventa l’idea di rimanere in stallo con un sistema innovativo che nella pratica possa rivelarsi troppo astruso.
In conclusione, con queste premesse si finisce per rimanere incollati al vecchio software aziendale.
Sull’altra sponda, c’è invece l’organico che trova l’accordo, magari la piccola o media azienda che poggia sulle decisioni di poche persone, e che nel passaggio al nuovo vede l’opportunità.
Un passaggio che in questo caso diventa anche più semplice e rapido da fare.
Di norma, queste imprese sono quelle della nuova generazione di imprenditori che guardano oltre l’ostacolo, quelli che sanno come le esigenze del business cambino alla velocità della luce. E con esse, anche i flussi di lavoro, la comunicazione e il passaggio delle informazioni.
Queste sono le imprese che non temono l’innovazione, anzi le corrono incontro consapevoli che solo così si può resistere al tempo, solo tenendo il passo con il suo scorrere.
La loro esigenza è chiara, lucida, netta: cambiare metodo con un software aziendale, un ERP che sia capace di adattarsi alla flessibilità dei processi aziendali e che “soddisfi le esigenze dei diversi settori di business”.
Questo è quanto condiviso dal Dott. P., manager di un’azienda manifatturiera, il quale in poche parole ha espresso un bisogno sensato e chiarissimo.
Il Dott. P. è un decisore che nel passaggio da Microsoft Dynamics NAV a Dynamics 365 Business Central ha richiesto la nostra consulenza.
Che cos’è una consulenza ERP e come può aiutarti a cambiare?
Nelle aziende che non riescono a trovare una strada comune a tutte le esigenze, o quella soluzione che appiani le divergenze, una consulenza ERP è l’unico modo per far luce sulla questione.
Di fatto, la consulenza ERP è sempre consigliata e – diciamo pure – necessaria, anche in quelle micro realtà che hanno tutta l’intenzione di passare al più presto al software aziendale più moderno, senza capitomboli, o di fare un upgrade da una versione all’altra.
Perché la consulenza ERP non solo schiarisce le idee paventando soluzioni ottimali per tutti, ma ti permette di schivare gli errori di valutazione e di affrontare con leggerezza e sicurezza tutte quelle attività che diventerebbero difficili da orchestrare:
- selezione
- implementazione
- training
- supporto e guida.
Per comprendere appieno la funzione di una consulenza ERP, basta ricordarsi di cosa sia nella pratica un software gestionale di questo tipo: un sistema integrato di applicazioni che gestiscono tutti i flussi di lavoro e i processi di business dell’azienda:
- risorse umane
- contabilità
- logistica e supply chain
- ordini e vendite
- assistenza e relazioni con i clienti
- comunicazione interna ed esterna
- (e tutte le altre funzioni aziendali).
L’ERP è un software per la gestione aziendale che raccoglie al suo interno tutto il patrimonio di un’impresa: un unico sistema all’interno del quale vengono condivise tutte le informazioni di ciascuna area.
Nella scelta di una macchina così immensa e intelligente, è quindi importante e premiante aver chiaro quello di cui hai veramente bisogno.
Ogni progetto di implementazione e/o sostituzione ERP è diverso dall’altro, per questo una consulenza efficiente deve offrire soluzioni su misura alle aziende e tutto il supporto necessario, prima e dopo l’implementazione del gestionale.
Mettere tutto nel calderone non conviene. Conviene invece sapere quali strumenti stai andando a implementare e quali sono le loro vere funzioni, quelle che portano valore.
Allora sì che può valorizzare la tua scelta e dare un senso a un passaggio utile, per non dire necessario di questi tempi, che apporta i grandi vantaggi che promette.
I passaggi sono semplici: individua le tue necessità, scegli lo strumento adatto e scoprine caratteristiche e funzioni per sfruttarne appieno le potenzialità.
Iniziamo dalle necessità.
Quali sono le tue necessità?
Prima di chiedere il supporto di un consulente ERP, immagina in quale modo concreto possa davvero aiutarti.
Una delle sue funzioni è proprio quella di capire insieme a te quali sono le vere esigenze del tuo business, quindi:
– analizzare i processi per trasferire i fabbisogni dell’azienda sul software
– implementare la soluzione
– supportare e formare il personale per introdurre il software gestionale in azienda (riducendo l’impatto traumatico che ne può derivare).
Anche laddove ci sono idee chiare sulle necessità e sugli obiettivi, forti del fatto che nessuno conosce meglio l’impresa più dell’imprenditore, il confronto è sempre utile per avere una visione più ampia e fare affidamento su quelle buone pratiche che arrivano dall’esperienza diretta del consulente con altre realtà.
Per quale fase di implementazione hai bisogno di un consulente?
Il consulente può assisterti in tutti i passaggi dell’implementazione del nuovo ERP.
Il tuo lavoro è altro, la tua attività principale non è certo quella di implementare un software aziendale, quindi un supporto mirato può soltanto toglierti i chiodi dalle scarpe e assicurarti che tutti i passaggi siano fatti come devono.
Tu sai che nel tuo lavoro le competenze e le conoscenze sono fondamentali, distintive di attività qualificanti che differenziano un dipendente dall’altro. Ognuno ha il suo ruolo e competenze specifiche che non possono essere trasversali a tutti.
Questo principio è lo stesso che distingue il consulente ERP.
Le sue conoscenze fanno la differenza con metodologie e pratiche che ti permettono di beneficiare appieno di tutti i vantaggi del software aziendale.
Detto questo, andiamo a vedere quali sono le fasi di un progetto di implementazione o sostituzione del software gestionale, e in che modo il consulente ERP ti accompagna in questo percorso.
Scelta dell’ERP
Questa fase è la più delicata e importante: è il primo contatto tra partner ERP e azienda. In questa fase ciò che conta non è solo il prodotto, ma anche le competenze, la metodologia e le tempistiche del lavoro.
Analisi dei processi aziendali
Durante la fase di analisi dei processi aziendali, il consulente ERP assume un ruolo centrale nell’identificare tutte le necessità del cliente per riuscire a soddisfare le sue richieste.
In questa fase vengono identificati tutti i processi aziendali necessari per il business, gli utenti coinvolti e le informazioni che si hanno per gestire ciascuna fase di ogni processo.
Solo dopo aver capito le esigenze del cliente e analizzato i processi, si possono trasferire i fabbisogni dell’azienda sul software.
Facciamo un esempio.
Un altro nostro cliente aveva necessità di un software aziendale da usare anche in mobilità, da qualsiasi device. Un aspetto che sta diventando sempre più centrale.
Un bisogno cui abbiamo saputo dare una risposta con la versione mobile dell’ERP di Microsoft Dynamics 365 Business Central, arrivata sul mercato nell’aprile 2018.
Disegnare la soluzione e personalizzare le funzioni
La soluzione gestionale viene configurata sulle specifiche necessità dell’azienda: questo vuol dire che una volta comprese le esigenze, le funzionalità standard si possono ampliare con eventuali funzioni custom.
Installazione e Configurazione
L’ERP viene installato e configurato, nonché reso disponibile agli utenti.
Test di conformità utenti
Il sistema è pronto per il go live.
Durante lo sviluppo ogni funzionalità è stata testata più volte e gli utenti hanno testato il sistema anche durante ogni release.
Tuttavia è necessaria un’ulteriore verifica di conformità durante la quale tutti i processi devono essere testati, dalla fase iniziale a quella finale.
Quest’ultimo test serve per vedere se qualcosa non va e se occorre qualche modifica.
Training per gli utenti finali
Il consulente ERP fa un training per i dipendenti, in modo che conoscano come funziona il sistema.
Molti di loro vedono la soluzione per la prima volta durante il training, spetta al consulente, quindi, fargli fare un po’ di pratica durante la spiegazione.
Go live: il software aziendale è attivo
L’ERP è ufficialmente partito e tutti gli utenti cominciano a usare il software aziendale.
Supporto Post Implementazione: la consulenza ERP prosegue anche dopo
Il compito di un consulente ERP non termina una volta conclusa l’implementazione perché una soluzione gestionale non è un software statico, bensì uno strumento che evolve di continuo per rispondere ai cambiamenti sia interni che esterni all’azienda.
La fase di supporto comincia con il go live dell’ERP e quindi nel momento in cui tutti gli utenti iniziano a usare intensamente il sistema.
Il consulente ERP resta la figura di riferimento, pronto a chiarire ogni dubbio.
Per le prime settimane, in base al tipo di implementazione, il consulente ERP può essere presente fisicamente negli uffici del cliente per aiutarlo a risolvere quei problemi che potrebbero emergere nel corso delle operazioni quotidiane.
