Tecno Service è una società italiana, con sede a Lucca, che si occupa di Facility Management.
L’azienda opera sia attraverso appalti con enti pubblici che attraverso contratti con privati offrendo servizi di ingegneria della manutenzione, servizi di help desk tecnico, risparmio energetico, manutenzioni edili ed impiantistiche.
Tecno Service nasce nel 2003 e oggi conta circa 80 dipendenti.
L’azienda è dotata di una flotta di automezzi, la loro gestione all’aumentare del numero è risultata molto dispendiosa in termini di tempo da dedicare a questo processo.
La maggiore necessità riscontrata era quella di controllare con maggior dettaglio i costi relativi all’esercizio degli automezzi ed alle relative scadenze: carburante, pedaggi, noleggi, bolli, contratti e di tutte le altre voci proprie di questo processo.
Tecno Service voleva quindi dotarsi di un sistema in grado di monitorare dettagliatamente la crescente mole di dati, introducendo però uno strumento di immediata implementazione e flessibilità di utilizzo utile soprattutto a realizzare un approccio basato sui dati per la revisione del proprio set di dati e del processo completo. Lo strumento e l’approccio non doveva inoltre limitare la futura adozione di eventuali software verticali o dipartimentali.
I dati del processo e le analisi manualmente svolte su di esse erano organizzati in fogli Excel. Tuttavia, la buona strutturazione dei dati ed un diligente utilizzo, rendevano questi strumenti ancora validi, di conseguenza un requisito del progetto preservava parte dei dati e processi nella loro forma attuale per permettere un ancor più rapido beneficio in soluzione di continuità.
Tecnoservice si è affidata a Projest per individuare gli strumenti che consentissero un’analisi corretta ed il più rapida possibile dei dati aziendali.
Il software scelto è stato Microsoft Power BI e la sua nativa integrazione con Microsoft 365 come strumenti di Business Intelligence ed automazione, in grado di trasformare dati eterogenei in informazioni utili e di distribuire dashboard per aiutare il management a prendere decisioni strategiche basate su di essi.
Il progetto di Business Intelligence con Power BI ha reso fruibile a tutti il monitoraggio dei KPI aziendali implementati sulla base di dati esistenti.
Sfruttando le potenzialità di Power Bi sono state integrate informazioni provenienti da diverse fonti dati, in particolare:
– File Excel contenente l’anagrafica degli automezzi (targa, modelli e km percorsi) ad alimentazione manuale
– Dati relativi al consumo del carburante e provenienti dai portali delle schede dei carburanti
– File Excel contenenti dati relativi ai costi analitici, comprensivi delle voci del piano dei conti ad alimentazione semi-automatica
Attraverso l’analisi fatta con Power BI è possibile tenere sotto controllo tutte le informazioni dei mezzi in uso in Tecno Service come, per esempio, i consumi per periodo, il rapporto litri per 100 km ecc.
L’azienda si è dotata di un unico strumento di analisi, che ha risolto il problema della duplicazione dei file esistenti.
I dati esistenti sono stati preservati senza necessità di trasferirli in altri strumenti, sfruttando a pieno le capacità di condivisione e versionamento di Microsoft 365.
La raccolta dei dati avviene in modo automatico da Power BI. Questo ha ridotto notevolmente il tempo che le risorse impiegavano nell’estrazione di numerosi file, i quali erano gestiti in modo disomogeneo.
L’adozione di Power BI ha reso possibile l’analisi sulla gestione della flotta aziendale, rendendo più efficiente e più rapido il lavoro. Questo ha portato un miglioramento generale dell’operatività aziendale.
I report e dashboard generati da Power BI offrono tutte le informazioni necessarie per una corretta pianificazione strategica delle attività. L’azienda può prendere decisioni supportate da dati chiari e tangibili, che offrono una visione del business a 360° gradi.
Ora i dati sono consultabili in tempo reale da qualsiasi dispositivo e in ogni posizione, senza necessità di ulteriori software o infrastrutture.
Adottare la Business Intelligence ha portato un miglioramento delle performance aziendali generando vantaggi economici sia in termini di riduzione dei costi che in un incremento dei ricavi.
Nome Azienda: Tecno Service
Sito web: http://www.ts-srl.it/
Settore: Facility Management
Soluzioni software implementate: Microsoft Power BI
