È possibile programmare, gestire interventi e attività, ridurre imprevisti e costi con un solo software manutenzione?

Sì, è possibile ed è sempre più frequente il ricorso ai programmi per la gestione manutenzione che permettono di mantenere il controllo degli asset aziendali.

Ultimamente incontriamo diversi decisori che devono risolvere il problema delle attività tecniche manutentive:

• imprese di servizi che svolgono attività tecnico manutentive per conto di altre aziende
• aziende con impianti e macchinari interni.

Da questi incontri abbiamo scoperto le cause più frequenti di rallentamenti e stalli che costano sprechi di tempo e soldi, e che il bisogno di trasformare la gestione manutenzione impianti diventa sempre più urgente.

Sia si tratti della manutenzione caldaie, stampanti, estintori antincendio, frigoriferi industriali, sia si tratti della gestione impianti negli immobili o di un’azienda edile o impiantistica che deve tracciare gli interventi manutentivi in base a scadenze precise, oppure gestire il magazzino per il controllo dei pezzi di ricambio.

In molti casi, anche dopo aver preso consapevolezza del problema, il dilemma resta come scegliere la tecnologia più adatta, più conveniente e più completa. Dove ‘completa’ implica, però, la necessaria analisi preventiva dei problemi da risolvere e la messa a fuoco degli obiettivi aziendali.

Il problema della manutenzione impianti affligge piccole, medie e grandi imprese “in alto mare”

Non è un caso che i software per gestire la manutenzione siano nati in prima battuta nel settore navale, dove la programmazione e la prevenzione sono fondamentali per evitare imprevisti in alto mare.

Ecco, prendiamo in prestito la metafora “alto mare” per immaginare quali possano essere le conseguenze più insidiose di una cattiva gestione della manutenzione.

E stando a quanto ci torna dai riscontri che riceviamo periodicamente, purtroppo ancora tante aziende navigano in alto mare a causa delle gravi lacune nella supervisione dei loro impianti e macchinari, o di quelli che manutengono per conto di altre aziende.

Visti i tempi che corrono, però, mantenersi quanto più attivi e produttivi significa evitare di finire gambe all’aria. Per non parlare, poi, della sicurezza negli ambienti di lavoro, messa a rischio dagli incidenti che capitano in mancanza di una puntuale manutenzione preventiva che riesca ad anticipare guasti e anomalie.

Il punto è che investire nella tecnologia non è più tanto una questione di scelta, o il “capriccio” di un pool di tecnici con la mania del controllo sofisticato. È ormai un’esigenza prioritaria.

Non ci sono investimenti da vagliare quando si tratta di dover risolvere i problemi causati dalla paralisi forzata dei grandi impianti che devono essere riavviati e riportati a regime:

– dispersione di dati e informazioni

– spese extra impreviste

– sprechi di tempo e di risorse umane supplementari (gli interventi non programmati rubano tempo alle squadre di manutenzione che non riescono a gestire le attività manutentive).

Si potrebbe pensare che nelle grandi realtà con grandi business si nascondano strutture invidiabili che lavorano con strumenti e apparecchiature di ultima generazione. Ma invece ancora oggi persino nelle industrie più “indaffarate” persiste la manutenzione correttiva, quella che corre ai ripari quando ormai è troppo tardi, comportando uno spreco inutile di soldi e tempo per riparare un guasto che avrebbe potuto essere evitato con la manutenzione preventiva.

Le grandi aziende, infatti, proprio per la mole dei loro assetti, spesso non riescono a tener traccia degli interventi agli impianti o a programmare attività tecnico manutentive per evitare i classici eventi imprevisti: dalla dispersione dei dati al controllo delle scadenze, al malfunzionamento e/o stallo degli apparecchi.

Software Manutenzione: quale soluzione stai cercando?

I software manutenzione gestiscono gli interventi di manutenzione ordinaria (ogni tot mesi) e straordinaria (in caso di blocchi) agli impianti termici ed elettrici, le anagrafiche di impianti industriali di edifici e del patrimonio mobiliare e immobiliare, centralizzando tutte le richieste di intervento e gli ordini di lavoro, monitorando i costi energetici per un controllo tecnico ed economico delle attività manutentive.

La scelta del gestionale per la manutenzione dovrebbe considerare almeno questi 7 benefici fondamentali:

1. usare il sistema in modo semplice anche in mobilità (smartphone e tablet), dall’interfaccia alle funzioni che permettono di pianificare, controllare e personalizzare le attività manutentive via Web
2. condividere le informazioni sia sul PC che sulle applicazioni mobili in qualsiasi momento, per rendere più veloce la programmazione e l’organizzazione degli interventi
3. dialogare in tempo reale tramite app che connettono azienda, tecnici e clienti, per pianificare e segnalare gli interventi, metterli in calendario e specificarne la tipologia  
4. gestire documenti e attività all’interno di cruscotti personalizzabili per tenere traccia dei flussi di lavoro (scadenze, interventi in lista, malfunzionamenti, autorizzazioni delle richieste ecc)
5. monitorare scorte e pezzi di ricambio in magazzino per una migliore ottimizzazione delle giacenze e un risparmio sui costi
6. creare uno storico di dati per calcolare il budget annuale rispetto agli interventi richiesti, ai pezzi di ricambio, al consumo dei componenti
7. gestire contatti e richieste di intervento con un sistema CRM (Customer Relationship Management) integrato nel software manutenzione.

 

In conclusione, questi 7 punti che abbiamo evidenziato sono i fondamentali da considerare quando si valuta la scelta di un software gestione manutenzione impianti.

La semplicità d’uso del gestionale resta indiscutibilmente uno degli elementi più importanti da mettere in conto, perché bisogna che tutti sappiano interagire con il sistema anche senza conoscenze informatiche.

Ma un altro aspetto che consigliamo di considerare è la modularità del software manutenzioni.

Ogni piattaforma include strumenti potenzialmente essenziali, ma la sua completezza dipende dalle esigenze peculiari a ogni azienda. Conviene quindi puntare sulla modularità di una soluzione che all’occorrenza integri quelle funzioni aggiuntive necessarie.