Cos’è la firma digitale remota e quali sono i suoi vantaggi? Quali sono i requisiti che dovrebbe avere il software per la firma digitale?

Sempre più uno strumento indispensabile per aziende, professionisti, Pubblica Amministrazione e privati. La sua innegabile utilità sta nella possibilità di sottoscrivere un documento che deve avere e conservare valore legale, nella maggiore rapidità dei processi e nel risparmio derivato dalla sostituzione del digitale alla carta. Un passaggio sempre più urgente che richiede la scelta attenta del software più adatto a ogni contesto.

In questo articolo, dati per scontati meriti, utilità e convenienza di questo strumento – in primis la possibilità di garantire autenticità e inalterabilità delle informazioni (soprattutto per evitare rischi come truffe o frodi) – vogliamo concentrarci sulla particolarità e convenienza della firma digitale remota. E sui requisiti da considerare nella scelta del software più facile da usare e anche più conveniente da un punto di vista economico.

 

Sommario

L’importanza della Firma Digitale

I vantaggi della Firma Digitale Remota

Come scegliere il software per la Firma Remota

Requisiti del software per la Firma Digitale Remota

 

L’importanza della Firma Digitale

Questo tipo di firma assicura autenticità, ossia l’identità della persona o dell’impresa che emette e firma il documento elettronico.

Garantisce l’integrità dei documenti, ovvero la loro inalterabilità e/o modifica, dopo essere stati firmati.

E infine, il non ripudio, nell’assicurare che il firmatario del documento non rinneghi la sua firma.

Indubbiamente, si tratta di uno strumento di lavoro fondamentale. In particolare, in questo momento in cui si lavora da casa e in cui incontrarsi di persona o scambiare e condividere documenti diventa complicato.

 

I vantaggi della Firma Digitale Remota

La firma digitale remota ha le stesse tre caratteristiche appena viste della firma digitale, ma in più risolve il problema di sottoscrivere qualsiasi documento elettronico, senza usare la Smart Card collegata al PC (contenente i certificati di firma), senza alcuna installazione hardware di supporti o lettori.

Questa particolare firma – che necessita solo di un dispositivo connesso alla rete per usare il software e l’applicazione che genera la One Time Password – è conveniente sia per la semplicità sia per la rapidità dei tempi di trasmissione.

Le firme remote, infatti, hanno una velocità di apposizione fino a 10 volte superiori alle firme apposte tramite token USB o Smart Card, oltre a garantire una maggiore tutela nella riservatezza del documento.

 

Come scegliere il software per la Firma Remota?

Ci sono software gratuiti per la firma digitale, senza valenza legale e software che, invece, permettono di apporre la firma con valore legale e firma digitale remota.

Volendo restringere il campo alle aziende e alle Pubbliche Amministrazioni, si dia il caso che:

in questi contesti la firma digitale sia usata per attività che non possono rischiare errori o sviste
questa attività sia soltanto uno dei processi legati ai flussi di lavoro quotidiani, cioè una delle tante attività svolte dall’amministrazione o dai reparti coinvolti.
Non è un caso che sempre più piccole, medie e – soprattutto – grandi imprese, stiano ricorrendo a piattaforme in grado di automatizzare e mantenere il controllo dei vari processi.

Con l’automazione dei processi si può gestire anche la firma digitale, soddisfacendone i requisiti particolarmente stringenti a garanzia di autenticità, affidabilità e validità legale dei documenti.

Ne consegue che la scelta del software per la firma digitale, sia essa remota o meno, in un contesto professionale dovrebbe tener conto di alcuni requisiti imprescindibili (che vediamo a breve) e di tutte le esigenze aziendali. Non soltanto dell’una o dell’altra.

La digitalizzazione, così tanto incentivata da istituzioni e grandi player, punta proprio al sostegno di quelle realtà produttive e fornitori di servizi che ancora oggi faticano a tener testa a dispersione, caos, frammentazione, problemi di condivisione, o pezzi che si vanno perdendo nel flusso della comunicazione.

La soluzione migliore sarebbe, quindi, quella di avere tutto concentrato in una sola piattaforma, a garanzia di una gestione completamente digitalizzata e integrata, e del miglioramento dell’efficienza organizzativa.

Se invece l’azienda non avesse bisogno di un sistema gestionale completo, bensì soltanto di alcune funzionalità, allora potrebbe valutare la migliore opzione di un software modulare. Ossia un software che permetta di integrare tutti o anche soltanto alcuni moduli, in base alle proprie e reali necessità.

Non c’è dubbio che la possibilità di usufruire soltanto di alcuni moduli offra innumerevoli vantaggi, sia da un punto di vista economico che gestionale.

 

Praticità e usabilità anche da mobile

Non dimentichiamo, poi, l’aspetto della praticità e dell’usabilità.

In questo senso, è bene accertarsi che il programma sia semplice da usare, con un’interfaccia utente intuitiva, e che funzioni anche da mobile, perché i processi di firma variano a seconda del contesto.

 

Requisiti del software per la Firma Digitale Remota

Qualunque sia l’esigenza dell’azienda, una piattaforma per la firma digitale dovrebbe gestire tutte le tipologie di firma elettronica tra cui:

• Firma elettronica semplice
• Firma digitale tramite smart card, token o HSM erogate da Certification Authority
• Firma elettronica avanzata – Grafometrica e One Time Password (OTP)
• supportare i formati di firma PadES (PDF), CadES (p7m).
  Validità probatoria dei documenti firmati grazie a criteri di sicurezza, integrità e governance garantita da Certification Authority.

 

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