Scriviamo questo articolo in risposta alle tante domande sul Software Magazzino (Warehouse Management System), che tante piccole e medie aziende vogliono adottare per una serie di buoni motivi.

Malgrado ciò, spesso non si conosce bene l’oggetto della propria ricerca. E sì che la tecnologia migliora le cose, ma deve anche essere approcciata con una consapevolezza a valle che permetta di fare le scelte giuste, altrimenti – senza sapere cosa conviene, quale software potrebbe fare al caso nostro… il rischio è quello di compiere il passo più grande o più piccolo della gamba.

 

Cos’è il Magazzino Digitale

Un magazzino digitale è un sistema automatizzato per la gestione del magazzino attraverso un software WMS che tiene traccia in tempo reale della mappatura del magazzino, delle scorte e dell’inventario, di tutta la movimentazione delle merci in entrata e in uscita dai siti di stoccaggio (se un prodotto è stato movimentato, acquistato o venduto).

Il software magazzino digitale può essere applicato a diversi contesti:

– retailer tradizionali

– retailer tradizionali + eCommerce

– eCommerce

con l’obiettivo di rendere più fluida e precisa tutta la gestione (dematerializzata e indipendente dall’intervento umano).

Il software per la gestione del magazzino, Warehouse Management Systems (WMS), è lo strumento che ci permette di gestire i processi in tempo reale e con l’automazione.

Le sue capacità sono trasversali:

– segue tutto il percorso delle merci lungo la catena logistica

– si interfaccia con tutti i dispositivi e i macchinari automatici aziendali

– tiene traccia di ogni operazione svolta.

 

Tasklet Factory, un esempio di Software Magazzino integrato con l’ERP Business Central di Microsoft

Per capire come funziona un software magazzino nel concreto e cosa può fare, portiamo l’esempio di Tasklet Factory, un sistema di gestione mobile del magazzino sviluppato da una società danese (Tasklet Factory), che funziona all’interno di dispositivi palmari, integrati con l’ERP Business Central.

Il sistema WMS (Warehouse Management System) Mobile di Tasklet Factory è una soluzione con scanner barcode integrata, che supporta tutti i processi legati alle attività di magazzino e li integra con tutte le informazioni e i processi già presenti nel gestionale Microsoft Dynamics 365 Business Central e Microsoft Dynamics NAV.

Come funziona Tasklet Factory

Il software mantiene il controllo in tempo reale di tutti i processi, dalla ricezione degli ordini di acquisto alla loro evasione, dalla movimentazione delle merci, ai livelli di scorte in magazzino, negli store e online, ecc., incrociando i dati nell’ERP.

Il vantaggio del sistema WMS mobile è quello di funzionare anche offline, quando manca la connessione internet in alcuni punti dei magazzini più grandi, o in qualsiasi altro caso in cui la connessione Wi-Fi non sia sempre disponibile.

 

Perché tante aziende stanno ricorrendo al Magazzino Digitale?

I motivi sono più di uno.

1- sicuramente tra i più convincenti, la paura di restare “fuori dai giochi”, ossia fuori dal mercato, a causa di eventi esterni (come l’emergenza sanitaria che ha causato lo stallo di moltissime piccole e medie imprese)

Complice il trascorso pandemico, tante aziende poco convinte sono corse ai ripari con urgenza per continuare a lavorare anche durante le chiusure forzate. E proprio in questa occasione, ne hanno compreso l’importanza.

2- l’altro, sempre più compreso anche dalle aziende più riottose al cambiamento, è l’evidente vantaggio del digitale nel semplificare e velocizzare le operazioni di routine legate alla logistica e a tutta la catena di distribuzione (supply chain)

Questa digitalizzazione generale, che bisogna tuttavia saper ponderare, scegliere e imparare a usare, ha prodotto, ovviamente, un cambiamento molto drastico: il mercato è diventato molto più competitivo.

3- sappiamo che il nostro competitor ha evoluto la sua gestione del magazzino, digitalizzandola, e vogliamo metterci in carreggiata.

Ecco perché.

Di fatto, però, dobbiamo renderci conto che è proprio arrivato il momento di innovare. Il mondo corre veloce e stargli dietro senza fiato diventa davvero stressante, conviene mantenere il passo e respirare bene e a fondo.

 

Quali problemi risolve un Software Magazzino

Cosa significa lavorare con un magazzino digitale nel concreto?  Quali problemi risolve un software WMS?

Lavorare in un contesto digitalizzato implica vantaggi evidenti che non dovrebbero stupire oggi, visto che siamo tutti più o meno smartphone-dipendenti.

Se trasferiamo questo scenario in un’azienda, diventano molto più chiari i problemi che possiamo risolvere con un software magazzino, il quale svolge una serie di funzioni molto interessanti:

– permette controllo e visibilità sul processo logistico (i dati restituiscono un quadro in tempo reale su ordini, giacenze e scorte, evasione degli ordini, lo stato dell’inventario, il controllo delle entrate e delle uscite della merce)

– permette di tracciare tutto in tempo reale e di condividere le informazioni tra i vari comparti aziendali

– garantisce la conformità alle normative.

 

La trasformazione che avviene nella gestione della logistica ha un impatto su tutto l’assetto aziendale.

 

1- Costi elevati per manutenzione e amministrazione

Passare al magazzino digitale comporta l’eliminazione della carta, che viene sostituita da dispositivi mobili di scansione, con un notevole risparmio sulle spese per la manutenzione e l’amministrazione. Senza dimenticare il contributo fondamentale che in questo modo possiamo dare alla sostenibilità ambientale (tema molto delicato che interessa tutti, nessuno escluso!).

2- Errori, Lentezza e Inefficienze

Oltre a questi problemi legati al budget, un altro grande problema che il software magazzino risolve è quello dei rischi annessi alle attività quotidiane svolte dai dipendenti, che portano via ore e ore di lavoro nello scrivere tutto a mano per poi passare le informazioni al pc. Ma tutto questo, ovviamente, implica lentezza ed errori commessi per stanchezza, distrazione, sviste, o perché la scrittura risulta poco leggibile.

Grazie ai flussi di lavoro gestiti dal software, e non più manualmente dagli inaffidabili supporti cartacei, è possibile visualizzare i dati direttamente dall’ERP su un’unica piattaforma, utilizzando solo un dispositivo di scansione mobile, con il grande vantaggio di guadagnare in velocità e sicurezza.

3- Difficoltà di mantenere tutti i reparti e i dipendenti esterni allineati

Un problema molto sentito e patito dalle aziende con diversi reparti, dipendenti interni ed esterni, è quello di non riuscire a mantenere tutti allineati. Se poi si aggiungono anche i possibili errori umani dati dalla gestione analogica del magazzino, si capisce come diventi quasi impossibile lavorare.

Grazie alla digitalizzazione di tutti i processi, i vari reparti potranno attingere a un flusso di dati più fluido e veloce, direttamente dalla piattaforma: i dipendenti del magazzino, quelli coinvolti nella supply chain, e tutti coloro che lavorano con i dati del magazzino (Acquisti, Business intelligence, Vendite, ecc.) avranno un flusso di dati più fluido, veloce e più valido.

4- Discontinuità tra i vari touchpoint (magazzino, negozio, eCommerce)

Oggi tanti retailer hanno sia il negozio fisico che un eCommerce. È evidente che se non creiamo continuità tra i vari canali: magazzino, negozio, eCommerce, il risultato è un grande caos, dispersione e clienti scontenti.

Per gestire una struttura complessa e multiforme, tra vendite online e offline, dobbiamo per forza di cose ricorrere a un software di gestione magazzino che colleghi tutti i canali tra loro, in tempo reale e in modo automatico, mantenendo una visione d’insieme degli ordini da preparare, spedire, entro precisi tempi di consegna, dello stock, giacenze e prodotti non più disponibili.

I problemi che spesso non possiamo far fronte alla vecchia maniera sono quello di non sapere quali prodotti sono in magazzino, quali sono pronti per la vendita, quali i venduti online e, quindi, in procinto di partire per raggiungere i clienti; quali prodotti in negozio non bisogna vendere perché già venduti online… Insomma, come vedete le variabili sono diverse e metterle tutte in rapporto “a mano” genera errori e confusione.

5- Scarsa consapevolezza dei profitti generati

Sembra poco credibile che anche nelle aziende di medie dimensioni si fatichi a mantenere una visione lucida di un ROI tangibile. Eppure è così!

Spesso i processi di implementazione confusi, insieme ai costi fissi che pesano sulla gestione, non permettono di fare stime entro sequenze temporali definite. E invece, l’obiettivo aziendale è quello di ricevere un ritorno positivo sull’investimento entro tempi accettabili.

L’uso di un software magazzino permette di registrare tutto in digitale, mantenendo una visione d’insieme e integrandosi con altre piattaforme ERP che hanno funzioni per la gestione contabile, amministrativa e finanziaria.

Il risultato è la sensibile riduzione di tempi, costi ed errori, che si traduce in un aumento della produttività e della redditività dell’azienda, come conseguenza della semplificazione dei processi e del buon funzionamento di tutta la logistica.

 

Stai pensando di passare ad un magazzino digitale?

Scrivici per chiederci informazioni o altri dettagli sul software WMS Tasklet Factory.